Umowa powierzenia przetwarzania danych - FuraLog Kamper

Wersja 1.0. Dokument jest zawierany wraz z umową świadczenia FuraLog Kamper przez jego akceptację przy zakupie.

1. Strony i przedmiot

Administratorem jest przedsiębiorca wskazany w zamówieniu Kampera. Podmiotem przetwarzającym (Procesorem) jest Piotr Miżejewski, firma Piotr Miżejewski, Kąpiel 7, 62-402 Ostrowite, NIP 6671793462, REGON 543145459, kontakt@furalog.pl. Umowa jest zawierana elektronicznie jako część umowy usługi i obejmuje przetwarzanie w imieniu Administratora zgodnie z art. 28 RODO.

Przedmiotem jest przechowywanie i obsługa danych wypożyczalni w panelu Kampera. Celem jest ewidencja klientów, wynajmów, wydań, zwrotów, kaucji i dokumentacji pojazdów. Operacje obejmują utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, odczyt, aktualizację, generowanie dokumentów, udostępnianie upoważnionym użytkownikom, tworzenie kopii, zwrot oraz usuwanie.

Kategorie osób: klienci i potencjalni klienci wypożyczalni, ich przedstawiciele i osoby kontaktowe oraz osoby upoważnione do obsługi wynajmu. Kategorie danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe, niezbędne dane identyfikujące firmę, dane adresowe w zakresie udostępnionych pól, terminy i historia wynajmu, identyfikatory pojazdów, kwoty i statusy rozliczeń, niezbędne uwagi dotyczące obsługi. Zakres danych powinien być ograniczony do niezbędnego dla obsługi wynajmu.

Nie wolno wprowadzać PESEL, numerów ani skanów dowodów osobistych i praw jazdy, danych szczególnych kategorii z art. 9 RODO ani danych z art. 10 RODO. Zakaz dotyczy także notatek, zdjęć i plików. Sam zakaz nie zastępuje kontroli zakresu pól i postępowania z danymi wprowadzonymi omyłkowo.

Powierzenie trwa przez czas świadczenia, następnie przez okres odbioru danych i technicznego wycofania kopii określony w załączniku. Obowiązek poufności pozostaje po zakończeniu współpracy.

2. Instrukcje i obowiązki Administratora

Administrator decyduje o celach przetwarzania, podstawach prawnych, zakresie niezbędnych danych i uprawnieniach użytkowników. Realizuje obowiązki informacyjne wobec najemców. Instrukcje obejmują umowę, zgodne z nią operacje w panelu oraz zweryfikowane polecenia przesłane na kontakt@furalog.pl. Procesor nie przyjmuje instrukcji od osób, których uprawnienia nie zostały potwierdzone.

Administrator nie publikuje powierzonych danych klientów w publicznym profilu pojazdu. W razie omyłkowego wprowadzenia danych wyłączonych niezwłocznie zleca ich bezpieczne usunięcie.

3. Obowiązki Procesora

1. Przetwarzanie następuje wyłącznie na udokumentowane polecenie, również w zakresie transferów poza EOG. Jeżeli prawo wymaga innego przetwarzania, Procesor uprzednio informuje Administratora, o ile prawo tego nie zakazuje.

2. Procesor niezwłocznie informuje, jeśli instrukcja jego zdaniem narusza RODO lub inne przepisy ochrony danych, i uzgadnia zgodny z prawem sposób działania.

3. Dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do poufności lub objęte ustawowym obowiązkiem. Dostęp techniczny ogranicza się do niezbędnego zakresu. Brak rutynowego przeglądania danych nie oznacza braku technicznej możliwości dostępu.

4. Procesor stosuje środki odpowiednie do ryzyka na podstawie art. 32 RODO, w tym w zakresie poufności, integralności, dostępności, odtwarzania i okresowego sprawdzania skuteczności zabezpieczeń. Zakres zabezpieczeń opisuje załącznik A.

5. Procesor pomaga Administratorowi w obsłudze praw osób, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje. Żądanie otrzymane bezpośrednio od najemcy przekazuje Administratorowi; nie rozstrzyga go samodzielnie bez upoważnienia, chyba że obowiązek wynika z prawa.

6. Procesor pomaga w wykonaniu obowiązków z art. 32-36 RODO, w tym analizie naruszeń, ocenie skutków i konsultacjach z organem.

7. Udostępnia informacje konieczne do wykazania zgodności i umożliwia audyty, także inspekcje Administratora lub upoważnionego audytora. Uzgodnienia organizacyjne chronią cudze dane i bezpieczeństwo, ale nie mogą faktycznie wyłączać prawa audytu ani opóźniać pilnej kontroli po incydencie.

4. Naruszenia

Procesor zawiadamia Administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu. Nie czeka na zakończenie dochodzenia. Informuje o znanym charakterze zdarzenia, kategoriach i przybliżonej liczbie osób i rekordów, możliwych skutkach, zastosowanych lub proponowanych działaniach oraz kontakcie do dalszych ustaleń. Brakujące informacje uzupełnia sukcesywnie. Chroni dowody i dokumentuje działania.

Administrator dokonuje oceny własnego obowiązku zgłoszenia organowi i osobom. Nie wyłącza to odrębnych obowiązków prawnych Procesora. Kontakt incydentowy: kontakt@furalog.pl oraz e-mail Administratora z konta; Zgłoszenia naruszeń należy oznaczać „Naruszenie ochrony danych”; termin 7 dni roboczych dla zwykłego wsparcia nie dotyczy obowiązku zawiadamiania o naruszeniach bez zbędnej zwłoki..

5. Dalsze powierzenie i lokalizacja

Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z podmiotów wskazanych w załączniku B. Procesor informuje e-mailem o planowanej zmianie lub dodaniu podwykonawcy z wyprzedzeniem 14 dni, umożliwiając uzasadniony sprzeciw. Przy sprzeciwie strony uzgadniają rozwiązanie bez przekazywania danych spornemu podmiotowi; gdy nie jest to możliwe, Administrator może zakończyć usługę z proporcjonalnym rozliczeniem niewykorzystanego okresu.

Dalszy procesor jest związany obowiązkami ochrony danych odpowiadającymi niniejszej umowie. Procesor ponosi wobec Administratora odpowiedzialność za wykonanie tych obowiązków przez dalszego procesora zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO.

Hosting danych operacyjnych jest realizowany w Polsce. Przekazanie tych danych poza EOG wymaga zgodnego z umową udokumentowanego polecenia oraz spełnienia wymagań rozdziału V RODO. Google Analytics i Meta Pixel nie są upoważnione tą umową do otrzymywania treści kartotek najemców, protokołów ani pól formularzy.

6. Zakończenie i odpowiedzialność

Na wybór Administratora dane zostają zwrócone lub usunięte, a istniejące kopie usunięte, chyba że prawo nakazuje przechowywanie. Zwykła procedura obejmuje miesiąc dostępu do odczytu po zakończeniu usługi, następnie usunięcie produkcyjne i wycofanie kopii według załącznika A. Administrator może polecić wcześniejsze usunięcie lub zwrot. Procesor potwierdza wykonanie i wskazuje ewentualny pozostały obowiązek przechowywania.

Dokumenty własnej sprzedaży Procesora są odrębnym zbiorem, nie podstawą zachowania całej bazy najemców. Odpowiedzialność stron wynika z ich ról i obowiązujących przepisów. Umowa nie ogranicza praw osób z art. 82 RODO ani uprawnień i sankcji organu nadzorczego.

Załącznik A - zasady zabezpieczenia i retencji

1. Dostęp do danych w aplikacji jest ograniczony do właściwej firmy i upoważnionych osób. Dostęp serwisowy jest dopuszczalny wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi usługi, bezpieczeństwa lub obowiązku prawnego. Dane nie są przeznaczone do rutynowego przeglądania przez dostawcę.

2. Procesor zapewnia poufność osób upoważnionych, ograniczenie uprawnień, ochronę danych uwierzytelniających oraz uwierzytelnianie dwuetapowe dostępu administracyjnego. Połączenia z aplikacją powinny być szyfrowane HTTPS.

3. Hosting realizuje LH.pl, pakiet Kiwi. Kopie plików i baz danych wykonywane są codziennie i przechowywane przez 30 dni. Dostawca utrzymuje procedurę odtwarzania i sprawdza adekwatność zabezpieczeń do ryzyka. Sam harmonogram kopii nie jest gwarancją braku utraty danych ani określonego czasu przywrócenia.

4. Po wygaśnięciu usługi lub otrzymaniu rezygnacji w ramach gwarancji zwrotu danych nie można edytować. Przez miesiąc kalendarzowy pozostają do odczytu i odbioru. Eksport na zgłoszenie przekazywany jest w ciągu 7 dni roboczych przez zabezpieczony link, po potwierdzeniu uprawnienia odbiorcy. Zgłoszenie w terminie wstrzymuje usunięcie do przekazania i umożliwienia odbioru.

5. Po zakończeniu okresu dane usuwa się z produkcji. Starsze kopie są wycofywane w 30-dniowym cyklu backupu; do tego czasu nie służą bieżącemu przetwarzaniu. Po odtworzeniu należy ponowić wcześniejsze usunięcia. Obowiązkowe odmienne terminy wynikające z prawa mają pierwszeństwo.

6. Dane kartotek klientów, treści protokołów i formularzy nie mogą być wykorzystywane do własnego marketingu Procesora ani przekazywane narzędziom reklamowym w tym celu.

7. Procesor utrzymuje procedury aktualizacji, reagowania na incydenty i weryfikacji skuteczności kontroli dostępu. Informacje potwierdzające ich realizację udostępnia Administratorowi zgodnie z częścią dotyczącą audytów.

Załącznik B - dalszy podmiot przetwarzający

LH.pl sp. z o.o., pl. Wolności 6/4, 61-738 Poznań, KRS 0000503852, NIP 7831711517, REGON 302693647. Zakres: hosting aplikacji i bazy danych, kopie zapasowe oraz poczta wykorzystywana do obsługi usługi. Lokalizacja hostingu: Polska. Kategorie danych: dane określone w §1, w zakresie koniecznym dla danej usługi. Zmiany dalszych procesorów wymagają zastosowania procedury z §5.